Зашто бисте за почетак покренули куповину скупог алата за управљање посећеношћу ако у Екцел -у можете пратити посећеност тима? Да! Лако можете створити праћење присуства у програму Екцел. У овом чланку ћемо научити како то учинити.
Корак 1: Креирајте 12 листова за сваки месец у радној свесци
Ако планирате да пратите посећеност годину дана, мораћете да креирате месечни лист у Екцелу.
Корак 2: Додајте колоне за сваки датум у листу сваког месеца.
Сада креирајте табелу која садржи имена ваших саиграча, колону за укупне износе и 30 (или број дана у месецу) колона са датумом и даном у недељи као насловима колона.
Да бисте добили назив радног дана, можете потражити календар или помоћу формуле копирати у остале ћелије.
| = ТЕКСТ (датум, "ддд") |
Можете прочитати о томе овде.
Форматирајте викенде и празнике мрачно и попуните их фиксним вредностима, попут викенда/празника, као што је приказано на слици испод.
Учините исто за сваки лист.
Корак 3. Поправите могуће улазе помоћу валидације података за сваку отворену ћелију.
Сада свако може да унесе своје присуство у лист, али може да унесе насумичан текст. Неки могу написати П за садашњост, или За садашњост, или за итд. Уједначеност података је обавезна у било ком систему управљања присуством.
Да бисмо омогућили корисницима да пишу само П или А за присутне и одсутне, можемо користити валидацију података.
Одаберите било коју ћелију, идите на податке на врпци и кликните на провјеру ваљаности података. Изаберите листу из опција и упишите А, П у оквир за текст.
Притисните ОК.
Копирајте ову проверу за цео отворени опсег података (отворени опсег означава ћелију у коју корисник може да унесе вредности).
Корак 3: Закључајте све ћелије осим тамо где је потребно унети присуство.
Изаберите датум колону датума. На пример, изаберите 1. јануар. Кликните десним тастером миша на изабрани опсег и идите на обликовање ћелије. Идите на заштиту. Опозовите избор у пољу за потврду закључано. Притисните ОК. Сада копирајте овај опсег у све отворене датуме.
Ово ће омогућити улазак у ове ћелије само када заштитимо радне листове помоћу менија за заштиту радних листова. Тако ће ваше формуле, форматирање бити нетакнути и корисници могу само да промене своју посећеност.
Корак 4: Израчунајте данашње дане саиграча
Па како рачунате садашње дане? Па свако има своје формуле за израчунавање посећености. Овде ћу расправљати о свом. Можете уносити измене према захтеву вашег листа за присуство.
Рачунам укупан број данашњих дана као укупне дане у месецу, минус број дана који нису присутни. Ово ће држати празнике и викенде под контролом. Они ће се аутоматски рачунати као радни дани.
Дакле, екцелова формула за бројање садашњих дана биће попут:
| = ЦОУНТ (датуми) -ЦОУНТИФ (опсег посећености, "А") |
Ово ће подразумевано задржати све присутне током целог месеца док их не означите као одсутне на листу.
У примеру, формула је:
| = ЦОУНТ ($ Ц $ 2: $ АГ $ 2) -ЦОУНТИФ (Ц3: АГ3, "А") |
Записао сам ову формулу у ћелију Б3, а затим је преписао. Можете видети да се 27 дана приказује као поклон. Иако нисам попунио све ћелије присутности. Можете га задржати на овај начин ако желите да подразумевано буду присутни. Или, ако желите да подразумевано буду одсутни, означите све ћелије као одсутне. Ово ће у садашњој калкулацији задржати само тренутне дане.
Корак 5: Заштитите лист
Сада када смо урадили све на овом листу. Заштитимо га тако да нико не може промијенити формулу или обликовање на листу.
Идите на картицу за преглед на траци. Пронађите мени Заштити лист. Кликни на то. Отвориће се оквир за дијалог који ће тражити дозволе које желите да дате корисницима. Проверите све дозволе које желите да дозволите. Желим само да корисник може да испуни присуство ничим другим. Зато ћу га задржати таквог какав јесте.
Требали бисте користити лозинку коју можете лако запамтити. У супротном, свако може да га откључа и промени радну књижицу.
Ако покушате да промените ћелије које не присуствују, Екцел вам то неће дозволити. Међутим, можете променити ћелије за присуство јер их нисмо заштитили.
Корак 6: Урадите горњу процедуру за све месечне листове
Урадите исту ствар за сваки месечни лист. Најбољи начин је да копирате исти лист и од њега направите 12 листова. Уклоните заштиту и унесите потребне измене, а затим их поново заштитите.
Припремите главни листић присутности
Иако имамо све листове спремне за употребу за попуњавање присуства, немамо једно место да их све надгледамо.
Администрација би желела да види сву посећеност на једном месту уместо на различитим листовима. Морамо да направимо главни лист о присуству.
Корак 7: Припремите главну табелу за праћење посећености на једном месту у Екцелу
За то припремите табелу која садржи име саиграча као наслове редова и име месеца као наслове колона. Погледајте слику испод.
Корак 7: Потражите присуство тима са сваког месечног листа
Да бисмо потражили посећеност са листа, можемо имати једноставну формулу ВЛООКУП, али тада ћемо то морати да урадимо 12 пута за сваки лист. Али знате да можемо имати једну формулу за тражење са више листова.
Користите ову формулу у ћелији Ц3 и копирајте у остатак листова.
| = ВЛООКУП ($ А3, ИНДИРЕКТНО (Ц $ 2 & "! $ А $ 3: $ Б $ 12"), 2,0) |
Пошто знамо да сви листови имају укупну посећеност у опсегу Б3: Б12, користимо функцију ИНДИРЕЦТ за дохваћање вредности са више листова. Када копирате ову формулу удесно, она тражи вредности у фебруарским листовима.
Опрез: уверите се да су називи листова и наслови колона у мастеру исти јер у супротном ова формула неће радити.
Корак 8: Користите функцију Зброј да бисте добили све данашње дане у години саиграча.
Ово није обавезно. Ако желите, можете израчунати укупне садашње дане ваших запослених током целе године једноставном употребом формуле збира.
И то је то. Спремни смо за управљање системом Екцел похађања. Ово можете изменити према својим захтевима. Користите га за обрачун плате, обрачун подстицаја или било шта друго. Овај алат вас неће изневерити.
Можете унети промене да бисте израчунали празнике и викенде засебно на сваком листу. Затим их одузмите од укупног броја садашњих дана да бисте израчунали укупне радне дане. Такође можете да додате Л за Одсуство у падајућем менију да означите одсуство запослених.
Па да, момци, овако можете да креирате Екцел систем управљања посећеношћу за свој старт -уп. Јефтин је и изузетно флексибилан. Надам се да ће вам овај водич помоћи у стварању сопствене радне свеске за Екцел. Ако имате било каквих питања, јавите ми у одељку за коментаре испод.
Тражење из променљивих табела помоћу ИНДИРЕЦТ: За тражење из променљиве табеле у Екцелу можемо користити функцију ИНДИРЕЦТ. ИНДИРЕКТНА функција ће узети опсег текста и претворити га у стварни опсег посећености.
Користите ИНДЕКС и МАТЦХ за тражење вредности: Формула ИНДЕКС-МАТЦХ се користи за динамичко и прецизно тражење вредности у датој табели. Ово је алтернатива функцији ВЛООКУП и превазилази недостатке функције ВЛООКУП.
Користите ВЛООКУП из две или више табела за претраживање | За тражење из више табела можемо узети ИФЕРРОР приступ. Тражење из више табела узима грешку као прекидач за следећу табелу. Друга метода може бити приступ Иф.
Како извршити претраживање осетљиво на велика и мала слова у програму Екцел | екцелова функција ВЛООКУП не разликује велика и мала слова и вратиће прву одговарајућу вредност са листе. ИНДЕКС-МАТЦХ није изузетак, али се може модификовати како би велика и мала слова била осетљива. Да видимо како…
Потражите често појављујући текст са критеријумима у Екцелу | Претраживање се најчешће појављује у тексту у опсегу који користимо ИНДЕКС-МАТЦХ са МОДЕ функцијом. Ево методе.
Популарни чланци:
50 Екцел пречица за повећање продуктивности | Убрзајте свој задатак. Ових 50 пречица ће учинити да радите још брже на Екцелу.
Како се користи Екцел ВЛООКУП функција| Ово је једна од најчешће кориштених и популарних функција програма Екцел која се користи за тражење вриједности из различитих распона и листова.
Како се користи Екцел ЦОУНТИФ функција| Бројте вредности са условима користећи ову невероватну функцију. Не морате да филтрирате податке да бисте рачунали одређене вредности. Цоунтиф функција је неопходна за припрему ваше контролне табле.
Како се користи функција СУМИФ у програму Екцел | Ово је још једна битна функција контролне табле. Ово вам помаже да сумирате вредности под одређеним условима.