Док радите на извештајима, желите да корисници унесу одређене податке о својим личним подацима који се уносе у радни лист програма Екцел. Да бисмо спречили кориснике да унесу ССН већи или мањи од 9 цифара, користићемо Екцел-ову уграђену функцију Валидација података.
Узмимо пример:
- ССН не може имати више од 9 цифара да би се ограничио корисник да унесе свој ССН и спречио их да уносе цифре мање или веће од 9.
- У колони А имамо имена, а у колони Б желимо да људи унесу свој ССН
- Приликом уноса ССН -а, желимо да корисник унесе 9 цифара јер ССН -у је потребно тачно 9 цифара (не више или мање од).
- Изаберите ћелије у којима је потребно применити проверу података приликом уноса ССН -а.
- Кликните на Трака са подацима
- Ин Алати за податке групи, кликните на Валидација података
- Тхе Валидација података појавиће се дијалошки оквир
- На картици Поставке изаберите Прилагођено у критеријумима провере и унесите формулу као = ЛЕН (Б2) = 9 у кутији Формула
- Горе наведена формула спречиће кориснике да уносе цифре мање или веће од 9 цифара.
- Притисните ОК
- Ако у колону Б унесемо тачно 9 цифара, ћелија ће прихватити бројеве
- Иако ако намерно унесемо више од 9 цифара, Екцел неће дозволити унос и појавиће се порука о грешци која ће обавестити проблем.
- Ако унесемо мање од 9 цифара, Екцел нам такође неће дозволити унос и појавиће се порука о грешци.
Помоћу Екцел-ове уграђене функције Валидација података можемо припремити прилагођене извештаје за корисника како би унео одређене податке који су корисни за израду извештаја.